Erfolgreiche Kommunikation bei hybridem Arbeiten – so funktioniert’s!
Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes? In vielen Branchen ist das Standard. Nach nunmehr drei Jahren ist das Home Office durch die Corona-Pandemie für viele Arbeitnehmer zum gängigen zweiten Arbeitsort geworden. Als positiven Nebeneffekt beobachten einige Unternehmen sogar, dass sich die Effizienz ihrer Mitarbeiter gesteigert hat. Das hybride Arbeiten, also der Wechsel zwischen Büro und Home Office bzw. einem Arbeitsort der Wahl, hat für alle Seiten positive Effekte. Nichtsdestotrotz steht und fällt der Erfolg eines Unternehmens mit der Kommunikation – die mit den Kunden, den Geschäftspartnern und den Mitarbeitenden untereinander. Die technischen Möglichkeiten im Büro und im Home Office dürfen
den internen und externen Austausch untereinander also nicht behindern, sondern sollen ihn im Gegenteil noch verbessern. Gut, dass es nach drei Jahren intensiver Praxiserfahrung genug Lösungen für nahezu jede Situation gibt.
Ohne Kollaborationstool geht’s nicht!
Intern kommunizieren zählt zu den wichtigsten Aufgaben eines Kollaborationstools (auch Collaboration Tools genannt).In erster Linie sind das digitale Anwendungen, die die Zusammenarbeit zwischen mehreren Personen – meist über verschiedene Standorte hinweg – fördern. In diesem Zusammenhang haben Sie sicher schon Microsoft 365 bzw. Microsoft Teams gehört, welche wohl die am weitesten verbreitete Lösung in diesem Segment ist. Doch es gibt noch viele andere, die durchaus auch ihre Daseinsberechtigung haben und individuelle Vorteile bieten. Manchmal ist also auch eine Kombination aus mehreren Lösungen der Schlüssel zum Erfolg.
Gute Gründe für Kollaborationstools
- Der interne Austausch wird gefördert. Das ist vor allem wichtig, da die klassische (gern auch mal informelle) schnelle Absprache untereinander aus dem Home Office ebenso stattfinden muss. Über Chat und Videokonferenzen können genauso schnell Gespräche stattfinden, ohne dafür im selben Raum zu sein.
- Das Kollaborationstool ist der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation. Hier fließen die meisten Informationen und stehen den Mitarbeitenden zentral gebündelt zur Verfügung.
- Die Verwaltung von Projekten und Aufgaben wird erleichtert, da viele Kollaborationstools, wie beispielsweise Microsoft 365, alle bekannten Office-Anwendungen beinhalten. Außerdem kann durch den Zugriff auf den Online-Speicher in der Cloud jederzeit gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Sie sind kein Microsoft-Fan? Kein Problem: Es gibt auch andere Lösungen, mit denen Sie zum selben Ziel kommen.
- Die Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden wird gesteigert, da Sie auf der einen Seite eine tolle Lösung bereitstellen, mit der das Arbeiten Spaß macht, und gleichzeitig die freie Wahl des Arbeitsortes weitestgehend ermöglichen.
Kollaborationstools sind echte Alleskönner
Sie sehen: Kollaborationstools sind – abhängig davon, für welches Sie sich entscheiden – echte Alleskönner, die bei der Herausforderung des hybriden Arbeitens unumgänglich sind. Wir beraten Sie gern dabei, die beste Lösung für Ihre Anforderungen zu finden und übernehmen selbstverständlich auch die Einrichtung in Ihrem Unternehmen, damit jeder Mitarbeitende involviert ist.
Extern telefonieren mit UCC
Wussten Sie, dass Sie sowohl Ihre interne als auch externe Telefonie über Ihr Kollaborationstool abwickeln können? In diesem Fall nutzen Sie zwar kein klassisches Telefon mehr, sondern ein Headset und einen Computer, doch können Sie beispielsweise über Microsoft Teams auch Geschäftspartner oder Kunden kontaktieren, die nicht Ihr Kollaborationstool nutzen. So funktioniert’s:
VoIP – die nötige Grundlage
Voice-over-IP (VoIP) steht für die Telefonie übers Internet und hat die analoge Telefonie fast vollständig abgelöst. Eine VoIP-Lösung allein reicht aber nicht: Um Ihre Mitarbeitenden auch im Home Office über ihre bekannte Telefonnummer zu erreichen, müssen die Home-Office-Rechner zusätzlich mit einer Software Ihres VoIP-Anbieters ausgestattet sein. Diese bringt dann den Festnetzanschluss auf die Computer Ihrer Mitarbeitenden und stellt ihre dezentrale Erreichbarkeit sicher. Ihre Mitarbeitenden telefonieren nun über ihren Computer. Die ganze Sache hat aber auch Nachteile: Für die interne und externe Kommunikation werden viele verschiedene Tools genutzt. Mitarbeitende müssen also ständig zwischen den Anwendungen hin und her springen, gleichzeitig werden Kosten für verschiedene Tools fällig. Dieser Prozess lässt sich mit einer UCC-Lösung zentralisieren, Ihre Mitarbeitenden arbeiten dadurch effizienter und mit lediglich einer Lösung.
UCC – Unified Communication and Collaboration
Das Ziel ist eine vereinheitlichte Kommunikation und bessere Zusammenarbeit. Dafür soll eine einzige Plattform genutzt werden, die alle relevanten Kommunikationsdienste wie Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail, Voice-Mail und Instant Messaging bündelt. Ihr Vorteil: Sie müssen nicht mehr von Tool zu Tool springen. Stattdessen nutzen Sie nur noch eine Plattform, die allen Mitarbeitenden zur Verfügung steht. Ein Beispiel: VoIP lässt sich in Microsoft Teams integrieren, wodurch Sie sich über Teams auch ins öffentliche Telefonnetz einwählen und zentral über eine Plattform telefonieren können.
Hybrid arbeiten: Mit uns funktioniert’s!
Um als Arbeitgeber am Arbeitsmarkt attraktiv zu sein und zu bleiben, ist es wichtig, mit der Zeit zu gehen. Die freie Wahl des Arbeitsortes ist ein solches Attraktivitätskriterium in vielen Branchen geworden. Kollaborationstools liefern Lösungen für viele Probleme, die das hybride Arbeiten mit sich bringt – sowohl für die Arbeit im Büro, im Home Office und unterwegs. Gern beraten wir Sie bei der Auswahl des geeigneten Werkzeugs für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie bei der Implementierung und Einführung bei Ihren Mitarbeitenden.