Geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren.
Dass Unternehmer Rechnungen aufbewahren müssen, ist den meisten bekannt. Seit 2015 ist auch die Aufbewahrung von E-Mails mit direktem geschäftlichen Bezug Pflicht jedes Unternehmens. Die GoBD stellt für die revisionssichere Archivierung elektronischer Korrespondenz präzise Anforderungen, die viele Unternehmer vor eine Herausforderung stellt.
Wozu dient die E-Mail-Archivierung?
Insbesondere soll die E-Mail-Archivierung Prüfungen durch das Finanzamt erleichtern, damit der Steuerprüfer die Möglichkeit hat, Nachrichten einem Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg eindeutig zuordnen zu können.
Welche Nachrichten müssen aufbewahrt werden?
Grundsätzlich gilt: Jeder Beleg, der in der Buchhaltung berücksichtig wird, muss GoBD-konform archiviert werden. Dazu gehören alle Nachrichten mit geschäftlicher Relevanz: Rechnungen, Verträge, Auftragsbestätigungen, Zahlungsbelege sowie Lieferpapiere.
Von der Aufbewahrungspflicht ausgeschlossen sind Nachrichten mit Bewerberdaten, Spam-Mails, Newsletter und private Nachrichten – vor allen Dingen private Mails von Mitarbeitern, die der Aufbewahrung nicht zugestimmt haben dürfen nicht archiviert werden. Die private Nutzung des E-Mail-Kontos sollte den Mitarbeitern daher im Idealfall untersagt sein.
Was ist bei der revisionssicheren Archivierung zu beachten?
Revisionssicher bedeutet manipulationssicher. Es muss gewährleistet werden, dass die archivierten Nachrichten nachträglich nicht mehr verändert werden können. Wichtig ist außerdem, dass Dateien und E-Mails sowie deren Dateianhänge im Originalformat archiviert werden, sprich in der ursprünglichen
digitalen Form. Ein Ausdruck der entsprechenden Datei genügt nicht. Die Daten müssen maschinell auswertbar sein, das heißt, die Datei ist mithilfe eines Programms lesbar (z. B. PDFs im Acrobat-Reader). Die Nachrichten müssen je nach Inhalt zwischen sechs und zehn Jahre aufbewahrt werden.
E-Mail-Archivierung auf einen Blick
Was wird archiviert?
- Rechnungen
- Verträge
- Auftragsbestätigungen
- Zahlungsbelege
- Lieferpapiere
Worauf muss geachtet werden?
- Archivierung im Originalformat
- Vollständigkeit
- Unveränderbar
- Jederzeit verfügbar
- Maschinell auswertbar
Welche Lösung gibt es für mein Unternehmen?
Durch die langen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren entstehen – vor allem in größeren Unternehmen – schnell große Datenmengen, die nach einer Speicher-Lösung verlangen. Eine Möglichkeit bietet die Sicherung auf einem lokalen Server im Unternehmen. Eine andere, deutlich komfortablere Option ist die Nutzung einer cloudbasierten Lösung.
Wir bieten Ihnen eine Rundum-Lösung für Ihre E-Mail-Archivierung in der Cloud.
Die Vorteile der E-Mail- Archivierung in der Cloud
- Einhaltung rechtlicher Anforderungen
- Hohe Datensicherheit dank komplexer Verschlüsselungsverfahren
- Sichere Datenablage auf Servern im Inland
- Volle Zugriffskontrolle durch Vergabe von Administrationsrechten
- Entlastung des Mailservers sowie Entlastung der Mitarbeiter, da keine Wartungsarbeiten des Servers anfallen
- E-Mails können einfach über Jahre hinweg gesucht und wiedergefunden werden