Geschäftliche E-Mails revisionssicher archivieren
Viele Unternehmer wissen, dass sie Rechnungen aufbewahren müssen. Doch seit 2015 ist es auch Pflicht, geschäftlich relevante E-Mails revisionssicher zu archivieren. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) stellt dabei konkrete Anforderungen, die für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellen.
Warum ist E-Mail-Archivierung wichtig?
Die revisionssichere Archivierung geschäftlicher E-Mails erleichtert Finanzprüfungen, da Steuerprüfer in der Lage sein müssen, Nachrichten eindeutig einem Geschäftsvorfall oder Buchungsbeleg zuzuordnen.
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Alle E-Mails mit geschäftlicher Relevanz müssen GoBD-konform archiviert werden. Dazu gehören:
- Rechnungen
- Verträge
- Auftragsbestätigungen
- Zahlungsbelege
- Lieferpapiere
E-Mails ohne geschäftlichen Bezug, wie Spam, Newsletter oder Bewerbernachrichten, sind von der Aufbewahrungspflicht ausgenommen. Besonders wichtig: Private E-Mails von Mitarbeitenden dürfen nur archiviert werden, wenn diese ausdrücklich zugestimmt haben. Es ist ratsam, die private Nutzung geschäftlicher E-Mail-Konten zu untersagen.
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Revisionssicher heißt, dass archivierte Nachrichten nicht manipuliert werden können. E-Mails müssen im Originalformat und in ihrer ursprünglichen, digitalen Form gespeichert werden. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Die archivierten Daten müssen maschinell auswertbar sein, etwa als PDF im Acrobat Reader. Je nach Inhalt müssen E-Mails sechs bis zehn Jahre aufbewahrt werden.
E-Mail-Archivierung auf einen Blick
- Was wird archiviert?
- Rechnungen
- Verträge
- Auftragsbestätigungen
- Zahlungsbelege
- Lieferpapiere
- Worauf muss geachtet werden?
- Archivierung im Originalformat
- Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit
- Jederzeitige Verfügbarkeit
- Maschinelle Auswertbarkeit
Welche Lösungen gibt es für Ihr Unternehmen?
Die langen Aufbewahrungsfristen führen in großen Unternehmen schnell zu hohen Datenmengen. Es gibt zwei gängige Lösungen: Die Sicherung auf einem lokalen Server oder eine cloudbasierte Lösung. Eine Cloud-Lösung ist meist komfortabler und effizienter.
Vorteile der E-Mail-Archivierung in der Cloud
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
- Hohe Datensicherheit dank Verschlüsselung
- Sichere Speicherung auf Servern im Inland
- Zugriffskontrolle durch Administrationsrechte
- Entlastung des Mailservers und keine Serverwartung nötig
- Einfache und schnelle E-Mail-Suche über Jahre hinweg
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