E-Mail-Archivierung: Rechtssicherheit und Effizienz für Ihr Unternehmen
Ein Großteil der geschäftlichen Kommunikation erfolgt heute per E-Mail. Angebote, Rechnungen und wichtige Informationen werden in Sekunden übermittelt. Doch laut den GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) müssen E-Mails wie Geschäftsbriefe vollständig, manipulationssicher und langfristig auffindbar archiviert werden. Nur eine zertifizierte und professionelle E-Mail-Archivierung erfüllt diese Anforderungen und unterstützt Sie gleichzeitig bei der Einhaltung der DSGVO.
Ihre Vorteile durch eine professionelle E-Mail-Archivierung
1. Rechtliche Sicherheit
- Archivierung aller E-Mails vor Zustellung an die einzelnen Postfächer.
- Schutz vor Manipulationen und Löschungen durch Verschlüsselung.
- Kryptographische Signaturen sichern exportierte E-Mails auch außerhalb des Archivs.
- Nutzbar als rechtsgültige Beweise in Gerichtsprozessen.
2. Schutz vor Datenverlust
- Wichtige E-Mails können nicht unbemerkt gelöscht werden.
- Zentralisierte Sicherung fehleranfälliger PST-Dateien.
- Archivierung auch von alten E-Mails und dezentral gespeicherten Daten.
3. Speicherplatz sparen
- Regelbasierte Löschung archivierter E-Mails vom E-Mail-Server.
- Reduzierung des Speicherbedarfs um 30–70 % durch Komprimierung.
4. Einfacheres Backup und Restore
- Kürzere Backup- und Restore-Zeiten durch geringeres Datenvolumen.
- Zugriff auf archivierte E-Mails auch bei Serverausfällen.
5. Höhere Produktivität
- Wegfall von Postfachbegrenzungen durch niedrig gehaltenes Datenvolumen.
- Nahtlose Integration in Microsoft Outlook und Web Access.
- Schnelle Volltextsuche nach E-Mails und Anhängen.
- Beibehaltung der gewohnten Ordnerstruktur und intuitive Bedienung sorgen für hohe Akzeptanz bei Anwendern.
Setzen Sie auf Sicherheit und Effizienz
Mit einer professionellen E-Mail-Archivierung erfüllen Sie nicht nur gesetzliche Vorgaben, sondern profitieren auch von optimierten Prozessen und verbesserter Produktivität.
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Wir beraten Sie gerne und finden die passende Archivierungslösung für Ihr Unternehmen.
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