Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes ist in vielen Branchen längst Standard. Seit der Corona-Pandemie hat sich das Home Office für viele Arbeitnehmer als fester Bestandteil des Arbeitsalltags etabliert. Unternehmen beobachten dabei häufig sogar eine gesteigerte Effizienz ihrer Mitarbeiter. Das hybride Arbeiten – der Wechsel zwischen Büro und Home Office oder einem Arbeitsort der Wahl – bringt viele Vorteile mit sich. Aber der Erfolg eines Unternehmens steht und fällt mit der Kommunikation, sowohl intern als auch extern. Die technischen Lösungen für den Austausch müssen also reibungslos funktionieren und die Zusammenarbeit sogar verbessern. Glücklicherweise gibt es mittlerweile erprobte Lösungen für nahezu jede Herausforderung.
Kollaborationstools: Unverzichtbar für hybride Teams
Für eine effektive interne Kommunikation sind Kollaborationstools (auch Collaboration Tools genannt) unverzichtbar. Sie ermöglichen die Zusammenarbeit über verschiedene Standorte hinweg und fördern den Austausch zwischen Teams. Eine der bekanntesten Lösungen ist Microsoft 365 mit Microsoft Teams, aber es gibt viele weitere Tools, die je nach Bedarf unterschiedliche Vorteile bieten. Manchmal ist eine Kombination mehrerer Tools die beste Lösung, um alle Anforderungen abzudecken.
Gute Gründe für Kollaborationstools
- Der interne Austausch wird gefördert. Das ist vor allem wichtig, da die klassische (gern auch mal informelle) schnelle Absprache untereinander aus dem Home Office ebenso stattfinden muss. Über Chat und Videokonferenzen können genauso schnell Gespräche stattfinden, ohne dafür im selben Raum zu sein.
- Das Kollaborationstool ist der Dreh- und Angelpunkt der Kommunikation. Hier fließen die meisten Informationen und stehen den Mitarbeitenden zentral gebündelt zur Verfügung.
- Die Verwaltung von Projekten und Aufgaben wird erleichtert, da viele Kollaborationstools, wie beispielsweise Microsoft 365, alle bekannten Office-Anwendungen beinhalten. Außerdem kann durch den Zugriff auf den Online-Speicher in der Cloud jederzeit gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden. Sie sind kein Microsoft-Fan? Kein Problem: Es gibt auch andere Lösungen, mit denen Sie zum selben Ziel kommen.
- Die Produktivität und Motivation der Mitarbeitenden wird gesteigert, da Sie auf der einen Seite eine tolle Lösung bereitstellen, mit der das Arbeiten Spaß macht, und gleichzeitig die freie Wahl des Arbeitsortes weitestgehend ermöglichen.
Kollaborationstools als Alleskönner
Kollaborationstools bieten eine Vielzahl von Funktionen und sind, abhängig von der Wahl, unverzichtbar für die Herausforderungen des hybriden Arbeitens. Wir beraten Sie gern bei der Auswahl der besten Lösung für Ihr Unternehmen und übernehmen die Einrichtung, damit Ihre Mitarbeitenden nahtlos zusammenarbeiten können.
Extern telefonieren mit UCC
Wussten Sie, dass Sie auch die externe Kommunikation über Ihr Kollaborationstool abwickeln können? Anstelle eines klassischen Telefons nutzen Sie Headsets und Computer. Über Microsoft Teams können Sie zum Beispiel Geschäftspartner oder Kunden kontaktieren, auch wenn diese das Tool nicht verwenden. Dafür benötigen Sie eine VoIP-Lösung.
VoIP: Die Grundlage für moderne Kommunikation
Voice-over-IP (VoIP) ermöglicht die Telefonie über das Internet und ersetzt zunehmend die analoge Telefonie. Damit Ihre Mitarbeitenden auch im Home Office unter ihrer gewohnten Telefonnummer erreichbar sind, müssen die Rechner mit der VoIP-Software ausgestattet werden. So wird der Festnetzanschluss auf den Computer übertragen, und Ihre Mitarbeiter sind dezentral erreichbar. Allerdings kann die Nutzung mehrerer Tools für interne und externe Kommunikation ineffizient sein. Hier kommt eine UCC-Lösung ins Spiel.
UCC – Unified Communication and Collaboration
UCC steht für eine vereinheitlichte Kommunikation und bessere Zusammenarbeit. Eine einzige Plattform bündelt alle Kommunikationsdienste wie Telefonie, Videokonferenzen, E-Mail, Voice-Mail und Instant Messaging. Das bedeutet: kein Hin- und Herspringen zwischen verschiedenen Tools. Ein Beispiel ist die Integration von VoIP in Microsoft Teams, mit der Sie über Teams auch ins öffentliche Telefonnetz telefonieren können. So haben Sie alle Kommunikationsdienste zentral an einem Ort.
Hybrid arbeiten: Mit uns funktioniert’s!
Um als Arbeitgeber am Arbeitsmarkt attraktiv zu sein und zu bleiben, ist es wichtig, mit der Zeit zu gehen. Die freie Wahl des Arbeitsortes ist ein solches Attraktivitätskriterium in vielen Branchen geworden. Kollaborationstools liefern Lösungen für viele Probleme, die das hybride Arbeiten mit sich bringt – sowohl für die Arbeit im Büro, im Home Office und unterwegs. Gern beraten wir Sie bei der Auswahl des geeigneten Werkzeugs für Ihr Unternehmen und unterstützen Sie bei der Implementierung und Einführung bei Ihren Mitarbeitenden.