Dokumenten-Management

Wussten Sie, dass pro Mitarbeiter bis zu 11 Arbeitstage im Jahr für das Suchen nach Dateien und Dokumenten verloren gehen?

Eine Studie hat ergeben, dass Angestellte in Deutschland aufgrund veralteter Technik und chaotischer Ablage im Schnitt 39 Minuten am Tag ungenutzt verstreichen lassen. Davon fallen 22 Minuten allein auf die Suche nach Dateien und Dokumenten. Deutlich mehr Zeit und Geld, als man denkt. Denn aufs Jahr summieren sich diese 22 Minuten auf 11 Arbeitstage je Mitarbeiter. Grund genug, über die Einführung eines komfortablen und modernen Dokumenten-Management-Systems (DMS) nachzudenken.

Ein modernes Dokumenten-Management-System bietet Ihnen viele Vorteile

Für die tägliche Dokumentensuche, das Sortieren der Unterlagen oder das Aufbewahren der Geschäftsunterlagen, müssen Ihre Mitarbeiter Aktenordner, Ablagen, E-Mail-Postfächer und Festplatten durchsuchen. Eine geeignete Archivierungssoftware bietet Ihnen die Möglichkeit, Daten wie E-Mails, digitale Dokumente und Papierdokumente zentral und revisionssicher zu verwalten. Darüber hinaus optimiert und vereinfacht sie die Betriebsabläufe und ermöglich Ihnen und Ihren Mitarbeitern den direkten Zugriff auf alle Informationen – sekundenschnell und ohne langes Suchen. Ein klarer Mehrwert für jedes Unternehmen.

• Reduziert den Verwaltungsaufwand
• Verteilt Aufgaben
• Überwacht den Belegfluss
• Automatisierte Prozesse
• Optimiert Reaktionszeiten
• Ermöglicht schnellen Zugriff auf Informationen
• Organisiert die Rechnungen
• Ist revisionssicher und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen

Unsere Leistung

• Einrichtung und Installation des Dokumenten-Management-Systems
• Gemeinsame Definition der Anforderungen und benötigter Workflows
• Abstimmung, wie und in welcher Form Sie Dokumente archivieren wollen
• Anpassung an individuelle Bedürfnisse, ggf. Anbindung an schon bestehende Softwarelösungen wie Warenwirtschaftssysteme
• Einführung in das System und ggf. Mitarbeiterschulung
• Prüfung, eventuelle Fehlerbehebung und Abnahme der installierten DMS-Software

Nachhaltig schlanke Prozesse

Wir versprechen: Die Nachhaltigkeit und Verschlankung von Prozessen wird Sie begeistern. Für Sie und Ihre Mitarbeiter bedeutet der Einsatz eines Dokumenten-Management-Systems, dass Sie innerhalb kürzester Zeit (an allen Standorten) auf benötigte Informationen zugreifen zu können.
Dadurch sparen Sie Zeit und können Ihren Kunden jederzeit schnell und kompetent zur Seite stehen. Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen wechseln zu digitalen Dokumenten und Enterprise Content Management, um sich einen Vorsprung im Markt zu sichern.

Wussten Sie….

… dass sowohl die seit Januar 2015 geltenden GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) als auch die im Mai 2018 in Kraft getretene DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) besondere Anforderungen an die Speicherung, Ablage und zur Verfügungstellung von digitalen Dokumenten stellen?

Mit dem richtigen Einsatz eines professionellen Dokumentenmanagement-Systems sind Sie auf der sicheren Seite. Denn was viele nicht wissen: Die Einhaltung der GoBD wird im Rahmen der regelmäßigen Steuerprüfungen mit geprüft, und die ereilt jedes Unternehmen ca. alle 10 Jahre

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